Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde
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Informationen zur Raumvergabe


Informationen fĂŒr Externe

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kooperationspartner und Freunde der HNE Eberswalde,

auf dieser Seite möchte Sie die Abteilung Liegenschafts- und Umweltmanagement ĂŒber das Vorgehen und die ModalitĂ€ten von Raumanfrage, Vermietung und Rechnungslegung informieren.

Um etwaige Raumanfragen möglichst zielgerichtet, d.h. effizient und Terminkollisionen vermeidend, bearbeiten zu können, fragen wir vorab folgende Informationen schriftlich ab:

  • Zweck der Buchung/Veranstaltung
  • Mieter/in (= im Sinne einer/s verbindlichen Ansprechpartnerin/s) und deren/dessen Kontaktinformationen (Email, Telefon)

  • Datum + Zeitfenster der angefragten Buchung (Von-Bis),
  • Angabe des Raumtyps (sofern bekannt, Hörsaal, Seminarraum, Aula) und/oder

  • Anzahl der Teilnehmer/Personen,

  • Bedarf an Technik (Abfrage von benötigter Technik & Ausstattung wie Beamer)
  • sonstiges (KlavierschlĂŒssel etc.)

Wir bitten Sie aus GrĂŒnden der erhöhten Verbindlichkeit jede Anfrage mit einer schriftlichen BestĂ€tigung (Email) zu beantworten. Alsbald wir einen Raum fĂŒr Sie reservieren konnten, wird unsererseits ein Mietvertrag in zweifacher Ausfertigung generiert, der auch Angaben zum Entgelt, sofern keine „Freistellung“, d.h. unentgeltliche Vermietung erfolgt, beinhaltet. Nach Zeichnung der MV, werden folgende zusĂ€tzliche Punkte erlĂ€utert bzw. abgestimmt:

  • Details zur SchlĂŒsselabholung und
  • RĂŒckgabe in der Abt. LUM (Uhrzeit, MA, BĂŒro)
  • etwaige Tresorcodes und
  • Bedienungshinweise fĂŒr LĂŒftung, VorhĂ€nge, Technik, Heizung
  • ggfs. Hinweis auf Einhaltung der Hausordnung, Sicherheitsrichtlinien (keine Hunde, keine Kerzen usw.)

Ihre Ansprechpartner fĂŒr Raumanfragen sind die Kolleg*innen der Abteilung Liegenschafts- und Umweltmanagement. Bitte richten Sie Ihre Anfragen immer anliegenschaftsmanagement@hnee.de.


Informationen fĂŒr Mitarbeiter*innen und Studierende

Unten stehend werden das Vorgehen und die ModalitÀten von Raumanfrage, Vermietung und Rechnungslegung erlÀutert.

Prinzipiell wird zwischen:

  1. zentralen Raumressourcen wie Sitzungszimmer und Aula (Haus 6, Stadtcampus), die von der Abt. LUM verwaltet werden, und
  2. dezentralen RÀumen (in der Regel SeminarrÀume und HörsÀle) unterschieden. Deren Belegung obliegt den jeweiligen Fachbereichen.

Sofern Sie im Rahen von curricularen Lehrveranstaltungen einen der o.g. RĂ€ume benötigen, wenden Sie sich bitte an die Ansprechpartner*in im jeweiligen Fachbereich. (FĂŒr diese FĂ€lle werden selbstverstĂ€ndlich auch keine Rechnungen ausgestellt.) FĂŒr alle extracurricularen Veranstaltungen bitten wir Sie um Beachtung des folgenden:

Zu1.) Um Ihre Anfragen möglichst zielgerichtet, d.h. effizient und Terminkollisionen vermeidend, bearbeiten zu können, stehen allen Mitarbeiter*innen der Hochschule die Öffentlichen Ordner zur vorherigen Einsicht zur VerfĂŒgung: > Alle Öffentlichen Ordner > Raumbelegung > 06 Aula & > Alle Öffentlichen Ordner > Raumbelegung > 06 Sitzungszimmer

Diese Kalender weisen Ihnen vor einer potentiellen Anfrage die tatsĂ€chlichen VerfĂŒgbarkeiten aus. Wir bitten Sie aus GrĂŒnden der erhöhten Verbindlichkeit und um Terminkollisionen zu vermeiden, jede Anfrage der Aula bzw. des Sitzungszimmer mit einer schriftlichen BestĂ€tigung, die folgende Informationen abfragt, zu beantworten:

  • Zweck der Buchung/Veranstaltung
  • Mieter/in (=Ansprechpartner/in) und deren/dessen Kontaktinformationen (Email, Telefon)

  • Datum + Zeitfenster der angefragten Buchung (Von-Bis),
  • Angabe des Raums (Sitzungszimmer, Aula, TeekĂŒche),

  • Anzahl der Teilnehmer*innen/ Personen,
  • Bedarf an Technik (Abfrage von benötigter Technik & Ausstattung wie Beamer)
  • sonstiges (KlavierschlĂŒssel etc.)

Innerhalb dieser Korrespondenz werden darĂŒber hinaus folgende Punkte erlĂ€utert bzw. geklĂ€rt:

  • (ggfs. auszustellender und zu unterzeichnender) Mietvertrag[1]
  • Details zur SchlĂŒsselabholung und
  • RĂŒckgabe in der Abt. LUM (Uhrzeit, Mitarbeiter*in, BĂŒro)
  • etwaige Tresorcodes und
  • Bedienungshinweise fĂŒr LĂŒftung, VorhĂ€nge, Technik, Heizung
  • ggfs. Hinweis auf Einhaltung der Hausordnung, Sicherheitsrichtlinien (keine Hunde, keine Kerzen usw.)

[1] Die Abt. LUM erstellt bei externen Nutzer*innen/Nutzungen immer einen Mietvertrag, der enthĂ€lt den Mietzins, sofern keine „Freistellung“, d.h. unentgeltliche Vermietung erfolgt.

Ob ein Mietvertrag ausgestellt wird, ist nicht nur abhÀngig von der anfragenden Person und Ihrer Zugehörigkeit zur HNEE sondern auch vom Zweck der Nutzung. Als Studierende oder Mitarbeiter*innen der HNEE können Sie so bspw. auch Mitglied eines Vereins sein und wÀren damit zur Zeichnung eines Mietvertrags verpflichtet.


 Formular Raumanfrage                                                                                                          Raumanfrage.pdf                 01/2016            â€‹â€‹